メール内容の序列順について

メールについてはいくつか出てきそうなんだが、取り敢えずもうひとつエントリー。
これはメールだけでなく、仕事の話をするなら会話でも取り入れるべき。

基本は以下。

1. 宛名
2. 自分の名前と挨拶
3. 本文
4. 締文
5. 署名

で、特に本文の中身の序列順が重要。

• 重要ないいたいことを先(上)に持ってくる。
• いくつかある場合は項目に分ける。(さらに子要素としていくつかあるなら、その中でまた項目に分ける。)
• 出来るだけ個条書きにする。

「本メールでは何を伝えたいか・聞きたいか」をまず最初に。その後、いくつかの項目に分けて伝えていく。その中でも「一番聞きたいこと」「これをやって欲しい」など、相手にアクションを求めるものを先に記載する。
これはまずはじめに読み手に心構えを持たせるため。ただ何の目的もなく読んでいくとどこが重要なのか後になって気づき読み直す必要が出てくる。これからこの話をするからねとまず伝えた上で話を進めると、受け手も何に注目してみていくべきか注意して読み進めることができる。
また、長々と文章を追っていくのは、意外と面倒なもの。文字量が多いだけでパッと見うわっとなるし。出来るだけ箇条書きになっている方が、読み手の時間も短縮されるし、伝わりやすい。書き手にとってもいちいち文脈を考えて敬語を間違わないように気をつけて…とやっていくより、先に「以下に列挙しますのでご確認お願いいたします。」とでもして、(敬語は使わずに)箇条書きにした方が時間短縮。

株式会社〇〇〇〇　誰其様

牧野工房の大杉です。
お世話になっております。

2点ほど確認したい点がございますので、以下に記載いたします。
誠にお手数ですが、ご確認くださいますよう、お願いいたします。

1) 公開日を教えてください。
※もし決定していれば。
※スケジュール調整の参考のため。

2)以下のどの部分をh1とすべきか？
・ヘッダー部 企業ロゴ
・ヘッダー部 紹介文「◯◯◯◯の◯◯は〜」
・各ページの見出し
※SEOの観点からサイトによって違うので確認まで。
※特に指定がなければ「ヘッダー部 企業ロゴ」部分とする。

以上、何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

ただ、簡略化しようとしすぎて、重要なことを省かないように注意。
あまり補足がややこしくなるようならば、伝えたい項目だけ先にメールしてしまい、後から口頭(電話など)で伝えればよい。

少々複雑ですので、お電話にて補足させていただきたいと思います。
本メールをご確認いただけましたら、
大変恐縮ですが、お電話いただけますでしょうか？
私の方は〇〇時以外はいつでも大丈夫です。

いきなり電話してしまうと、事前情報がないのですぐに頭が切り替わらなかったりややこしくなるが、この方法だと難しい話も、まず何についての話かを念頭に置いた上で話に入ることが出来る。
相手にかけてもらうのだから、自分はいつなら受けれるか伝えておくのも礼儀だろう。電話しろといわれてかけてみたら打ち合わせで外出戻りも分かりませんなんて言われたら腹が立つでしょ？
あと、ちょっとコスいが、これだと電話代は相手負担なのもおいしかったりする。